Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026. Konform mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Clustoria, Einzelunternehmen Kilian Frischauf
Grinzinger Straße 93/2
1190 Wien, Österreich
E-Mail: kontakt@clustoria.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Missbrauch, Verlust und Manipulation zu schützen.

3. Besuch dieser Website

3.1 Server-Logs

Beim Besuch unserer Website werden technisch notwendige Daten automatisch durch unseren Hosting-Provider erfasst:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten dienen ausschließlich dem stabilen Betrieb und der Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Die Anwendung unter app.clustoria.com verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies für die Anmeldung berechtigter Nutzer. Es kommen keine Tracking- oder Werbe-Cookies zum Einsatz.

4. Die Clustoria-Plattform

Clustoria stellt Geschäftskunden eine Software zur Verwaltung von Kundenfeedback bereit. Verbindet ein Geschäftskunde sein dediziertes Feedback-Postfach mit Clustoria, verarbeiten wir die darin enthaltenen Nachrichten im Auftrag dieses Kunden (Art. 28 DSGVO); die Einzelheiten regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Kunden.

Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Maskierung vor jeder KI-Verarbeitung: Personenbezogene Daten wie Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen werden unmittelbar beim Einlesen automatisch durch Platzhalter ersetzt. KI-Systeme erhalten ausschließlich maskierte Texte.
• Verschlüsselte Aufbewahrung: Die wiederherstellbaren Originalwerte liegen verschlüsselt in einer getrennten Datenbank (Tresor). Wiederherstellbare Originaldaten werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Menschliche Freigabe: Antworten werden ausschließlich von berechtigten Mitarbeitenden des Kunden geprüft und freigegeben, bevor sie versendet werden. Es gibt keinen automatischen Versand.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Auf Verlangen einer betroffenen Person werden alle wiederherstellbaren Spuren unwiderruflich vernichtet; der Vorgang wird ohne Personenbezug protokolliert.
• Zugriffsschutz: Persönliche Benutzerkonten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Übertragung (TLS) und protokollierte Anmeldevorgänge.

5. Google-Nutzerdaten (Gmail)

Verbindet ein Kunde ein Gmail-Postfach, erteilt er Clustoria über den offiziellen Google-Anmeldevorgang (OAuth 2.0) Zugriff mit genau diesen Berechtigungen:

Für Google-Nutzerdaten gilt darüber hinaus:

• OAuth-Zugangsdaten werden verschlüsselt in unserem Tresor gespeichert und niemals an Dritte weitergegeben.
• Gmail-Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der oben beschriebenen Funktionen verwendet, niemals für Werbung, und niemals verkauft.
• Menschen lesen diese Daten nur, soweit es sich um berechtigte Mitarbeitende des jeweiligen Kunden handelt, oder soweit dies für Sicherheit und Rechtspflichten unumgänglich ist.
• Die Verbindung kann jederzeit in den Einstellungen der Anwendung oder unter myaccount.google.com/permissions widerrufen werden; die gespeicherten Zugangsdaten werden dabei unwiderruflich gelöscht.

Die Verwendung und Übertragung von Informationen, die Clustoria von Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
Clustoria's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienstleistung notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in Drittländer erfolgen auf Basis von Angemessenheitsbeschlüssen (EU-US Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

7. Speicherdauer

• Server-Logs der Website: 7 Tage, danach anonymisiert
• Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss: 6 Monate nach letzter Kommunikation
• Wiederherstellbare Originaldaten im Tresor der Plattform: maximal 90 Tage
• Maskierte Vorgangsdaten: für die Dauer des Vertrags mit dem jeweiligen Geschäftskunden
• Daten im Rahmen einer Kundenbeziehung: 7 Jahre nach Vertragsbeendigung (Aufbewahrungspflicht gemäß §132 BAO und §212 UGB)

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO und DSG stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an kontakt@clustoria.com.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Österreich:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at

9. Datensicherheit

Die Übertragung von Daten erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Gespeicherte Originaldaten und Zugangsdaten werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt. Der Zugang zur Plattform ist durch persönliche Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Wir prüfen unsere Systeme und Prozesse regelmäßig, auch durch externe Sicherheitstests.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen oder unsere Leistungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.